Report the date/connection, explain the problem and consequences, and ask for refund or voucher.
Structure (B1)
| Part | What to write | Example |
|---|---|---|
| Recipient | Transport company | Sehr geehrte Damen und Herren, |
| Connection | Line/date/time | Am 15.09., Linie S8, 07:30 Uhr, Richtung Zentrum |
| Problem | Delay/cancellation | Zug fiel aus / hatte 45 Minuten Verspätung |
| Consequence | Effect on you | Wichtiger Termin verpasst |
| Request | Refund/compensation | Bitte erstatten Sie … / senden Sie einen Gutschein |
| Closing | Polite ending | Vielen Dank. Mit freundlichen Grüßen |
| Signature | Your name | Max Mustermann |
Sample Transport Complaint (German)
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 15. September wollte ich mit der S8 um 07:30 Uhr in Richtung Zentrum fahren. Der Zug ist ohne Information ausgefallen. Erst um 08:15 Uhr kam der nächste Zug, der dann ebenfalls stark verspätet war.
Durch die Ausfälle habe ich einen wichtigen Termin verpasst. Ich bitte Sie daher um Erstattung meines Tickets (2,90 €) oder um einen gleichwertigen Gutschein. Im Anhang sende ich Ihnen ein Foto des Tickets.
Bitte informieren Sie mich, wie Sie in diesem Fall vorgehen. Vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Useful Phrases
- Der Zug ist ausgefallen / hatte Verspätung.
- Ich habe dadurch … verpasst.
- Ich bitte um Erstattung / einen Gutschein.
- Im Anhang sende ich …
FAQ
How long? 130–170 words are typical for B1 formal letters.
Tone? Polite and factual.