This page gives you a clean B1 complaint letter template with key phrases and a complete example. Use it to write a Beschwerdebrief about poor service, delayed delivery, or defective products.
Formal Structure (B1)
| Part | What to write | Example |
|---|---|---|
| Recipient | Company/Department | Sehr geehrte Damen und Herren, |
| Subject | Short and precise | Betreff: Beschwerde wegen verspäteter Lieferung |
| Introduction | Reason for writing | Ich schreibe Ihnen, weil … |
| Details | Facts, dates, order number | Am 05.08. habe ich … bestellt (Bestellnr. 12345). |
| Request | Refund/Replacement/Deadline | Bitte erstatten Sie mir … bis zum 20.08. |
| Closing | Polite ending | Mit freundlichen Grüßen |
| Signature | Your name | Max Mustermann |
Sample Complaint Letter (German)
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 05. August habe ich in Ihrem Online‑Shop einen Staubsauger (Bestellnummer 12345) bestellt. In der Bestätigung stand eine Lieferzeit von 3–4 Tagen. Leider ist das Gerät bis heute (20. August) nicht angekommen.
Ich habe bereits zweimal per E‑Mail nachgefragt (07.08. und 14.08.), jedoch keine Antwort erhalten. Außerdem wurde der Betrag von 149 € bereits am 06. August von meinem Konto abgebucht. Eine Sendungsverfolgung oder neue Information wurde mir nicht mitgeteilt.
Ich bitte Sie daher, mir den vollen Betrag bis spätestens 27. August zu erstatten oder die Ware umgehend zu liefern. Sollte eine Lieferung nicht möglich sein, erwarte ich eine schriftliche Bestätigung der Erstattung einschließlich einer kurzen Erklärung.
Zur Bearbeitung finden Sie im Anhang die Bestellbestätigung und einen Kontoauszug (Zahlungsnachweis). Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieser Beschwerde innerhalb von drei Werktagen.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung. Ich gehe von einer schnellen und kundenfreundlichen Lösung aus.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Exam Tips
- Be specific: dates, order number, amounts.
- Stay polite but clear about your request and deadline.
- Use standard formal phrases (Sehr geehrte … / Mit freundlichen Grüßen).
Useful Phrases
- Ich schreibe Ihnen, weil …
- Leider … (Unfortunately …)
- Ich bitte Sie, … (I ask you to …)
- bis spätestens … (by … at the latest)
FAQ
How long? 120–150 words are typical for B1 tasks.
Tone? Formal. Avoid slang; use clear, objective language.