This A1 reschedule letter helps you change an appointment. Say why you cannot come, suggest a new time, and be polite.
Structure (A1)
| Part | What to write | Example |
|---|---|---|
| Greeting | Formal/Neutral | Sehr geehrte Damen und Herren, |
| Reason | Why you cannot come | Ich kann am 10. Mai um 9 Uhr nicht kommen, weil … |
| Suggestion | New time/date | Ich kann am 12. Mai um 11 Uhr kommen. |
| Request | Ask for confirmation | Bitte bestätigen Sie den neuen Termin. |
| Closing | Polite ending | Mit freundlichen Grüßen |
| Name | Your name | Anna Müller |
Sample Letter (German)
Sehr geehrte Damen und Herren,
leider kann ich am 10. Mai um 9 Uhr nicht zu meinem Termin kommen, weil ich eine wichtige Prüfung habe. Ich möchte den Termin gern verschieben.
Ich kann am 12. Mai um 11 Uhr kommen. Wenn dieser Termin nicht möglich ist, kann ich auch am 13. Mai am Nachmittag.
Bitte bestätigen Sie mir den neuen Termin per E‑Mail. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Müller
Key Phrases
- Ich kann … nicht kommen, weil …
- Ich möchte den Termin verschieben.
- Ich kann am … um … kommen.
- Bitte bestätigen Sie …
FAQ
How long? 80–110 words are typical for A1.
Tone? Polite and clear. Use simple present.